行政事业单位固定资产的管理,对于提高财政资金使用效益,防范国有资产流失风险,优化资产配置,具有至关重要的作用。但由于事业单位采用人工+Excel的资产管理方式,在固定资产管理中存在一些突出问题,不容忽视。
为切实加强固定资产管理,事业单位需要一套固定资产管理系统,帮助单位简化资产管理工作,完善管理制度,摸清资产家底,提升资产管理水平。
1、落实管理责任
系统可助力事业单位健全固定资产管理机制,组织落实固定资产管理各项工作,并将固定资产管理责任落实到人,让使用人员负起责任,爱护和使用好固定资产,确保固定资产安全完整,利用。
2、细化资产使用环节
系统可协助事业单位做好固定资产验收、入库、领用、退回、借用、归还、损坏、维修、调拨、折旧、报废、清理和盘点等重点环节,查漏补缺,明确操作规程,确保流程清晰、管理规范、责任可查。
3、加强内控
系统可协助事业单位强化固定资产配置、使用、处置等关键环节的管控。加强固定资产管理部门与采购、财务、人事等部门的沟通协作,形成管理合力。
4、资产卡片管理
系统可协助事业单位做到一物一卡、不重不漏,而且卡片内容符合规定格式,载明固定资产基本信息、财务信息以及使用信息,并随资产全生命周期管理动态更新,在行政事业单位国有资产年度报告中如实反映。
5、清查盘点
系统采用条码扫描方式进行盘点,提升盘点效率、准确率,并在盘点结束后生成盘盈、盘亏和盘点报表,助力事业单位掌握并真实反映固定资产的数量、价值和使用状况,确保账账相符、账实相符。
6、完善追责机制
系统可协助事业单位建立健全固定资产损失追责机制,落实损失赔偿责任。对因使用、保管不善等造成的固定资产丢失、损毁等情形,按照规定进行责任认定,由责任人承担相应责任。
固定资产管理系统是针对企事业单位,在日常管理中出现的,资产流失、闲置浪费、虚产、盘点混乱及帐卡物不符而研发的一款从资产申请、采购入库到资产报废处置全流程生命周期管理的产品,采用先进的标识技术(条形码/二维码/RFID),以实物管理为基础,真正做到一人一卡一物,实现资产责任制,提升企事业单位的管理工作效率和水平。
1、一物一码管理
固定资产管理系统利用条码技术,赋予每个资产专属条码编号,实行一物一码管理,同时通过条码打印机,将条码标签进行打印和粘贴,方便员工保管和寻找资产,也为后续的作业和盘点打好基础。
2、满足资产日常使用要求
资产购买回来后,总免不了各种使用,而系统包括了:采购、入库、领用、退回(离职后归还资产)、借用、归还、损坏、维修、调拨、报废、清理、折旧等功能模块,满足了资产各种使用需求,而且每个使用环节都会形成操作记录,方便追溯。
3、落实资产责任
每个资产从入库开始,都会有一个员工负责保管其安全,而且员工还会根据资产变动而更新。比如入库时,是有A员工和A部门管理的,但是被领用或者调拨后,就转为B员工和B部门管理了,从而落实每个资产的使用责任,减少资产流失、损坏。
4、摸清资产家底
通过资产台账功能,可以将企业内所有资产实时呈现出来,同时通过条件查询,可以知道闲置/在用/报废资产有多少,每个部门现有资产有多少,每个员工现有资产有多少等等,从而摸清资产家底,减少资产流失、重复购买。
5、建立完善资产制度
通过系统的应用后,可以建立完善的资产管理制度,从人工制作资产标签转为系统打印标签,从人工更新和录入资产数据为系统自动更新资产数据,从人工线下审批资产申请转为线上审批,人工资产追溯转为系统智能追溯,建立完善的资产制度,提升资产使用价值。
6、快速盘点
采用条码扫描方式,利用PDA扫一扫资产标签,即可自动采集盘点数据,速度快,准确率高,且支持异地盘点、多次提交盘点、员工自助盘点等。
固资管理,其重要性不言而喻。通过它,不仅能了解公司固定资产的整体状况,提升资产的使用效率,还能提升对员工的服务体验,展现行政能力。那么如何提升固定资产管理水平呢?下面为大家分析一下。
1、固资验收,为固资管理与盘点奠定基础
固定资产验收的整个过程分为四步:发起固定资产验收、校验、贴标签、实物入库和信息登记。需要注意的是,固定资产的验收不是由单一部门完成的,而是由采购、资产、IT以及财务各个部门共同完成的。
固资验收各部门职责
采购部:固定资产到货后,要由采购部发起验收。
校验部:通常是IT,需要对所有固定资产的参数、外观、以及性能进行验收。这部分要求IT部根据公司的业务需求制定一套完整的校验标准。
财务部:同样要去制定审核标准。比如,固定资产的采购价格、税率等等。
资产部:固定资产标签的制定粘贴、入库与信息登记。
2、明确物资领用流程,坚守底线
一般来说,标准的固定资产领用流程应该包括以下四步:
a.确认员工的固定资产申请提交并通过审批
b.由固定资产管理人员找到员工申请的资产
c.与员工完成实物交接,签字领用
d.及时更新固定资产系统和台账数据
4、制定每日台账,掌握资产进出状况
台账,就是把设备的整个寿命周期综合起来进行记录管理,以便确定设备的经济寿命、佳的更新时机,也是库房管理的参考依据。分析台账,能够明确每天的总工作量,合理地安排每天的工作时间,也能地把握固定资产出入库情况。
5、定期盘点资产,账实相符
可以通过引入固定资产管理系统,结合PDA手持设备,可以快速完成盘点工作,生成盘点报表,实现实际资产和财务的账上一致,
实物资产的管理牵涉面非常广,一个单位内所有的员工几乎都可能涉及,管理的难度不小。资产的申请购买、采购入库、领用保管、维修保养、报废报损、馈赠转让等一系列过程持续时间很长、审批记录很多,因此对于实物资产的管理是其生命周期的管理,是连贯而持续的。
对实物资产的管理,要求权责落实,使用者享有使用权的同时必须付好管理责任,一旦管理不力出现损失,还必须承担相应的费用。当没有详细的资产信息记录时,资产管理的责任只能停留在纸面。
此外,资产管理者还面临很多的工作困难,如:
1、各种与资产相关的审批(如申购、调配调拨、报废报损等)分散,资产相关信息的来龙去脉被人为割裂,无法获知完整的信息。
2、因为信息分散,所以必然存在信息的导入操作,工作量加大,错误的出现也难以避免。
3、没有提示或预警,忽略了资产的质保、维保日期可能导致产生不必要的费用以及不必要的损失。
4、每次资产盘点,由于账上的资产位置与实物资产位置有出入,往往需要花费大量时间在寻找资产路上,而且有了员工为了应付,简单盘点一下就结束了,造成资产与实物的不符。
固定资产管理系统的出现,可以很好以上管理的各种弊端,带来更的资产管理效果。
1、每当资产进行了领用/退库、借用/归还、资产调拨、维修、清理报废等操作后,都会生成一个操作记录,方便对当时操作情况进行追溯,减少资产流失。
2、每当资产有了更新后,系统都会自动进行资产信息的更新,比如使用人、存放位置、使用部门、使用状态,保证了实物与系统一致,不用担心找不到资产、以及对应负责人了。
3、采用了移动端扫描二维码的盘点方式,管理员可随时点开盘点单,对固定资产进行抽盘,避免错盘、漏盘问题。全员盘点可让员工盘点自己名下的资产,管理员盘点公共区域没有使用人的若干资产,让盘点更加快捷。每当资产盘点结束后,还可以生成盘点、盘亏和盘盈报表,并可进行导出查看,做到实账一致。
以上信息由专业从事高校资产管理系统的标领信息科技于2022/1/29 7:58:34发布
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